Bij de rechtmatigheidscontrole is het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Met de controle van de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen we of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever bepaald (artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet) en worden door de gemeenteraad zelf nader ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer (ex artikel 212 van de Gemeentewet).
Begrotingsafwijkingen en -overschrijdingen vragen om autorisatie door de gemeenteraad. In de regel legt het college deze wijzigingen vooraf aan de raad voor. Het college vraagt daarmee toestemming om het betreffende beleid uit te voeren en het benodigde bedrag te besteden.
Alleen wanneer door omstandigheden een autorisatie vooraf niet mogelijk is, legt het college een begrotingswijziging achteraf aan de raad voor. Als de raad hiermee instemt, wordt de besteding alsnog geautoriseerd en is deze rechtmatig. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog aan de gemeenteraad worden voorgelegd.
Over het algemeen worden begrotingsoverschrijdingen die passen binnen de beleidskaders van de raad niet meegenomen in het accountantsoordeel.
Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende “soorten” begrotingsafwijkingen worden onderkend: | Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel | Onrechtmatig en telt mee voor het oordeel |
|---|---|---|
Budgetoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn geautoriseerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. | X | |
Budgetoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. | X | |
Budgetoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding. | X | |
Budgetoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen. | X | |
Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente ervoor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. | ||
- geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar | X | |
- geconstateerd na verantwoordingsjaar | X | |
Budgetoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen of totaal geautoriseerd budget) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. | ||
- jaar van investeren | X | |
- afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren | X |
Overschrijding lasten programma’s
Bij dit onderdeel moet per programma de rechtmatigheid van een hogere last in de rekening vergeleken met de begroting worden toegelicht.
In de programma’s: Openbare orde en veiligheid en Herstructurering en vastgoed speelt dit, maar deze overschrijdingen zijn wel rechtmatig.
(bedragen x €1.000) | |||
Programmanaam | Begroting 2020 | Rekening 2020 | Verschil |
|---|---|---|---|
Openbare orde en veiligheid | 11.335 | 11.502 | 167 |
Herstructurering en vastgoed | 23.512 | 28.306 | 4.794 |
Toelichting en conclusie
Programma Openbare orde en veiligheid
De overschrijding wordt veroorzaakt door groot onderhoud aan de brandweerkazernes waar dekking tegenover staat uit de reserve groot onderhoud. Per saldo geen overschrijding.
Programma Herstructurering en vastgoed
De overschrijding op programma Herstructurering en Vastgoed kent twee oorzaken:
- Grondexploitatie A1 Bedrijvenpark: In 2020 hebben enkele mutaties plaatsgevonden tussen het faciliterend en actief gemeentelijk deel van de grondexploitaties. Deze mutaties waren niet begroot, maar zijn per saldo budget neutraal.
- Overige gebouwen en gronden (taakveld 03): In de begroting is een taakstelling opgenomen in de vorm van een stelpost, welke als negatieve lasten zijn geboekt. In 2020 is de taakstelling niet volledig gerealiseerd. Omdat het taakveld een verevening kent van baten en lasten via de Reserve Onroerende Zaken, zorgt het niet realiseren van de taakstelling tot een extra putting uit deze reserve. Per saldo is er geen overschrijding.
Reserves
Bij dit onderdeel moet de rechtmatigheid worden toegelicht van hogere puttingen en hogere stortingen uit/in reserves ( > €50.000) dan begroot. Indien dit voorkomt bij egaliserende reserves zijn deze gezien het doel van de reserve altijd rechtmatig. Bij de niet egaliserende reserves zijn geen hogere puttingen en stortingen te melden.
Investeringen/Kredieten
Bij dit onderdeel moet de rechtmatigheid worden toegelicht van hogere uitgaven (> €50.000) op investeringen/kredieten dan begroot. Dit komt voor bij kredieten:
- Krediet Polstraat 8-10
Het krediet is in 2020 overschreden met €68.000. In 2020 was een voorbereidingskrediet van €50.000. Dit bedrag wordt geïntegreerd met de totale kredietaanvraag. Daarmee past de overschrijding in 2020 binnen het totale krediet.
- Krediet herinrichting Lebuinuspleinen
Het krediet is in 2020 overschreden met €137.000, maar past wel binnen het totaal beschikbaar gestelde budget.
- Krediet laptops
Het krediet is in 2020 overschreden met €120.000. In 2020 was er t/m 3e kwartaal voor €60.000 aan laptops geïnvesteerd door DOWR-I. De gemeente Deventer heeft hier conform afspraak budget voor beschikbaar gesteld. Door het vele thuiswerken van alle medewerkers ontstond er in het 4e kwartaal een additionele vraag aan laptops. De directie heeft DOWR-I toen opdracht gegeven om deze laptops te leveren. Om de dekking voor deze laptops op te lossen, dient een eerder doorgeschoven investeringsbudget naar 2021 voor thin clients teruggehaald te worden naar 2020.
Conclusie
De gemeente beschikt over een gedegen (verbijzonderde) interne controle. Dit geeft de accountant voldoende inzicht voor een oordeel over de rechtmatigheid.
De (verbijzonderde) interne controles richten zich op de administratieve organisatie en interne controle. De toepassing van deze essentiële beheersmaatregelen wordt daarmee gecheckt. Waar nodig leidt de evaluatie tot aanpassingen in de bedrijfsvoering. Met deze stappen is de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controles van voldoende niveau.
Verantwoording door het college
De financiële beheersmaatregelen die in deze jaarrekening worden beschreven vallen binnen de financiële rechtmatigheidskaders van de raad en hogere overheden.
Vooruitblik
De gedane verbeteracties en aanbevelingen van de accountant ten behoeve van de interne (financiële) beheersing en de verdere doorontwikkeling van de verbijzonderde interne controle zullen voortvarend worden opgepakt door de organisatie.